TIETOSUOJASELOSTE

Rekisterinpitäjä
Kainuun Liikunta ry (Y-tunnus 0996337-2)
Ketunpolku 1, Tieto 1 rak., 87100 Kajaani
008-632590, toimisto@kainuunliikunta.fi

Yhteyshenkilö
Matias Ronkainen
Ketunpolku 1, Tieto 1 rak., 87100 Kajaani
044-5325924, matias.ronkainen@kainuunliikunta.fi

Rekisterin nimi
Ilmari-ilmoittautumisjärjestelmä

Ilmoittautumisjärjestelmän toimittaja, joka toimii myös Henkilötietojen käsittelijänä:

Tietoverkko FI Oy (Y-tunnus 2030873-1)
Käyntiosoite: Strömbergintie 8 D, 00380 Helsinki
Puhelin: +358 050 570 9353
email: myynti@tietoverkko.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Kainuun Liikunta ry on maakunnallinen liikunnan ja urheilun kehittämis-, yhteistyö- ja palvelujärjestö. Sen jäseniä ovat Kainuun kunnat ja urheiluseurat, useat maakunnalliset liikunta- ja kansanterveysjärjestöt sekä oppilaitokset. Kainuun Liikunnan toiminta-alueen muodostaa Kainuun maakunta eli sen kahdeksan kuntaa (Hyrynsalmi, Kajaani, Kuhmo, Paltamo, Puolanka, Ristijärvi, Sotkamo, Suomussalmi).
Kainuun Liikunta ry on Suomessa rekisteröity yleishyödyllinen yhdistys. Henkilötietoja kerätään tiettyä, nimenomaista ja laillista tarkoitusta varten. Tietoja kerätään ja käsitellään rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välisen sopimuksen täytäntöönpanemiseksi ja soveltuvin osin rekisteröidyn antaman suostumuksen perusteella tilausten, tapahtumiin ilmoittautumisten, yhteydenottojen, asioinnin, markkinoinnin, laskutuksen, raportoinnin ja muiden asiakkuuden hoitamiseen liittyvien toimenpiteiden ja turvallisuuden yhteydessä ja mahdollistamiseksi.
Mikäli rekisteröity ei toimita pyydettyjä tietoja siltä osin, kun tiedot liittyvät tapahtumaan ilmoittautumiseen, rekisterinpitäjä ei voi ottaa vastaan rekisteröidyn ilmoittautumista eikä sitoutua tapahtumaan osallistumista koskevaan rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn väliseen sopimukseen.
Rekisterin henkilötietoryhmät
Rekisteri sisältää rekisterinpitäjän järjestämään tapahtumaan ilmoittautuneiden ja osallistuneiden henkilötietoja, joita ovat muun muassa
- etu- ja sukunimi
- syntymäaika, mikäli tapahtumassa on ikäsarjat, tai tapahtuma vaatii täysi-ikäisyyden
- postiosoite
- kotipaikka ja -maa
- sähköpostiosoite
- puhelinnumero
- seuran/joukkueen nimi
- urheilulaji ja sen tulokset
- kansalaisuus
- ruoka-aineallergiat
- muut tapatumaan liittyen annetut tarvittavat tiedot
- tapahtumassa otetut valokuvat
Säännönmukaiset tietolähteet
Tapahtumarekisterin tiedot kerätään rekisteröidyltä itseltään tai rekisteröidyn huoltajalta.
Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Tapahtumarekisteristä voidaan luovuttaa tapahtumaan tai kilpailuun ilmoittautuneen nimi, seura, syntymäaika ja kotipaikkakunta kansainväliselle lajiliitolle sekä lähtö- ja tuloslistalle, jotka voidaan julkaista tapahtuman kotisivuilla. Lisäksi rekisteritiedot voidaan siirtää määritellylle henkilötietojen käsittelijälle kuten maksulliseen ilmoittautumisjärjestelmään, palautteenkeräysjärjestelmään tai laskutusohjelmaan, joiden kanssa Kainuun Liikunnalla on sopimus tietojen käsittelystä. Tiedot ruoka-aineallergioista voidaan luovuttaa tarvittaessa ravitsemusliikkeelle. Nimi, syntymäaika ja osoite voidaan luovuttaa tarvittaessa majoitusliikkeelle.
Tietojen siirto EEA-alueen ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä EEA-alueen ulkopuolelle pois lukien valokuvat, joita voidaan siirtää EEA-alueen ulkopuolelle USA:ssa sijaitseville palveluntarjoajille, jotka ovat Privacy Shield -käytännön mukaisesti hyväksyttyjä.
Profilointi ja automaattinen päätöksenteko
Rekisterin tiedoilla ei tehdä profilointia eikä automaattista päätöksentekoa.
Tietojen säilytyspaikka ja -aika
Henkilötietoja säilytetään teknisesti suojattuina palvelimella, joka sijaitsee EU-alueella tai EEA-alueen ulkopuolella palveluntarjoajilla, jotka ovat Privacy Shield -käytännön mukaisesti hyväksyttyjä. Tietojen suojaus on järjestetty käyttäjätunnus-salasana -menetelmällä. Käyttäjätunnukset luovutetaan Kainuun Liikunnan henkilökunnalle. Manuaalinen aineisto tulostetaan vain tarvittaessa ja sitä säilytetään Kainuun Liikunnan toimitiloissa lukitussa kaapissa. Tietoja saa käsitellä ainoastaan nimetyt henkilöt. Manuaalisesti käsiteltävät aineistot tuhotaan asianmukaisesti käsittelyn jälkeen.
Henkilötietoja säilytetään niin kauan, kun on tarpeen rekisteröidyn tekemän ilmoittautumisen ja siihen liittyvän tapahtuman mahdollistamiseksi. Tiedot poistetaan, kun niiden edellä määritelty säilytysaika on kulunut.
Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa hänestä koskevat rekisteriin tallennetut tiedot. Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterinpitäjää oikaisemaan häntä koskevat virheelliset tiedot. Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterinpitäjää poistamaan häntä koskevat henkilötiedot tai keskeyttämään henkilötietojen käsittely, mikäli käsittelylle ei ole enää perustetta. Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä, markkinointia ja profilointia.
Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot, jotka hän on toimittanut rekisterinpitäjälle, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle. Pyynnöt rekisteröityjen oikeuksien käyttämiseksi tulee toimittaa kirjallisesti ja allekirjoitettuna rekisterinpitäjän yhteyshenkilölle. Rekisteröidyllä on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle siinä jäsenvaltiossa, jossa hänen vakinainen asuinpaikkansa tai työpaikkansa on tai jossa väitetty tietosuoja-asetuksen rikkominen on tapahtunut.
Kainuun Liikunnan oikeus muuttaa tätä tietosuojaselostetta
Kehitämme palveluitamme ja toimintaamme jatkuvasti, joten palvelumme voivat muuttua. Aina, kun jokin asia muuttuu, päivitämme tätä selostetta tarpeen mukaan. Lisäksi lainsäädännön muutokset voivat pakottaa meidät muuttamaan tai tarkentamaan tätä tietosuojaselostetta.