TIETOSUOJASELOSTE

Rekisterinpitäjä
Suomen Kääpiösnautserikerho ry (jäljempänä “yhdistys”)

Yhteyshenkilö
Rekisteriä koskevat kysymykset tulee lähettää yhdistyksen jäsensihteerille tai sihteerille osoitteeseen: jasensihteeri.sksk@gmail.com tai sihteeri.sksk@gmail.com.

Rekisterin nimi
Suomen Kääpiösnautserikerho ry:n jäsenrekisteri ja ilmoittautumistietojärjestelmä


Rekisteröidyt
Jäsenrekisteri sisältää varsinaiset, perhe-, VIP- ja kunniajäsenet.
Ilmoittautumistietojärjestelmä sisältää tapahtumiin tai kilpailuihin ilmoittautuneet henkilöt.

Rekisterin pitämisen ja henkilötietojen käsittelyn perusteet ja käyttötarkoitus
Henkilötietojen käsittely perustuu yhdistyksen lainsäädännölliseen velvoitteeseen ylläpitää jäsenrekisteriä sekä tietyissä tapauksissa sopimuksen täytäntöönpanoon.

Yhdistyksen järjestämissä tapahtumissa ja kilpailuissa henkilötietojen käsittely perustuu lisäksi osallistujan antamaan suostumukseen henkilötietojensa käsittelylle ko. tapahtuman tai kilpailun osalta.
Jäsenrekisteriä käytetään jäsenjulkaisujen, jäsenkyselyiden ja laskutietojen käsittelyyn. Ilmoittautumistietojärjestelmää käytetään tapahtumien tai kilpailujen ilmoittautumisten käsittelyyn.

Käsiteltävät henkilötiedot
Jäsenrekisteri voi sisältää seuraavia tietoja:

Ilmoittautumistietojärjestelmän rekisterissä voidaan käsitellä ilmoittautumislomakkeen käyttötarkoituksesta riippuen erilaisia osallistumisen, tilauksen, jäsenyyden tai laskutuksen hoitamiseksi tarpeellisia tietoja, muun muassa ilmoittautuneen etu- ja sukunimi sekä yhteystiedot. Rekisteröidyn itsensä syöttämät ilmoittautumistiedot saattavat sisältää mm. seuraavia tietoja:

Säännönmukaiset tietolähteet
Jäsenanomus-, jäsentietojen päivitys- tai tapahtuman ilmoittautumislomake.

Sähköpostit, jotka on osoitettu rekisterin yhteyshenkilöille.

Tietojen luovutus ja siirtäminen
Rekisteritietoja voidaan jakaa yhdistyksen sisällä sekä tapahtuman sidosryhmien kesken tai yhdistyksen ulkopuolisille viranomaistoimien niin edellyttäessä. Lisäksi rekisteritiedot siirretään määritellylle henkilötietojen käsittelijälle. Tarvittaessa tietojen luovutuksia voidaan tehdä rekisteröityjen suostumuksella.Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Tietojen suojaus
Henkilötiedot säilytetään luottamuksellisina. Rekisterin käyttöoikeus on vain niillä yhdistyksen luottamustoimissa olevilla henkilöillä, jotka tarvitsevat tietoja tehtävissään. Paperiset tulosteet rekistereistä sijaitsevat lukitussa varastotilassa.

Ilmoittautumislomakkeen lähettäminen on SSL-suojattu.  Ilmoittautumistietojärjestelmän käyttämät palvelimet sijaitsevat Suomessa. Tietoja säilytetään teknisesti hyvin suojattuina. Fyysinen pääsy tietoihin on estetty kulunvalvonnan, sekä muiden turvatoimien avulla. Pääsy tietoihin vaatii riittävät oikeudet ja tunnistautumisen. Luvaton pääsy estetään myös mm. palomuurien ja teknisen suojautumisen avulla. Rekisteritietoihin pääsee käsiksi ainoastaan rekisterinpitäjä ja erikseen nimetyt tekniset henkilöt. Vain nimetyillä henkilöillä on oikeus käsitellä ja ylläpitää rekisterin tietoja. Käyttäjiä sitoo vaitiolovelvollisuus.

Rekisteritiedot varmuuskopioidaan turvallisesti ja ne ovat palautettavissa tarpeen tullen. Tietoturvan taso auditoidaan toistuvin väliajoin joko ulkoisen tai sisäisen auditoinnin avulla.

Tietojen käsittelyn kesto
Henkilötiedot säilytetään rekisterissä niin kauan kuin rekisteröity on yhdistyksen jäsen. Jäsenyyden päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään enintään kymmenen vuoden ajan jäsenyyden päättymisestä yhdistyksen oikeutetun edun perusteella, ts. mahdollisiin oikeusvaateisiin puolustautumisen takia. Henkilötiedot voidaan säilyttää myös tätä kauemmin, jos sovellettava lainsäädäntö tai Yhdistyksen sopimusvelvoitteet kolmansia kohtaan edellyttävät pidempää säilytysaikaa.

Yhdistyksen toimintaan liittyvien tapahtumien toteuttamiseksi kerättyjä henkilötietoja voidaan säilyttää niin kauan kuin kirjanpitolaki edellyttää.  Mikäli henkilötietojen säilyttäminen ei ole edellä mainituista syistä tarpeen, ne poistetaan viimeistään kaksi (2) vuotta tapahtuman jälkeen.

Tietojen käsittelijät
Rekisterinpitäjän lisäksi henkilötietojen käsittelijänä toimii jäsenrekisterin ja ilmoittautumistietojärjestelmän toimittaja:

Tietoverkko FI Oy (Y-tunnus 2030873-1)
Käyntiosoite: Strömbergintie 8 D, 00380 Helsinki
Puhelin: +358 50 570 9353
email: myynti@tietoverkko.fi

Yhdistys voi ulkoistaa henkilötietojen käsittelyn osittain kolmannelle osapuolelle, jolloin se takaa sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja muutoin asianmukaisesti.

Automaattinen päätöksenteko ja profilointi
Tietojenkäsittely ei sisällä automaattista päätöksentekoa tai profilointia.

Rekisteröityjen oikeudet
Jokaisella rekisteröidyllä on tietojensa käsittelyä koskeva:

Rekisterinpitäjä voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista tai poistoa koskevaa pyyntöä ainoastaan laissa säädetyin perustein. Mikäli rekisterinpitäjä ei suostu rekisteröidyn vaatimuksiin, on rekisteröidyllä oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle. Rekisteröidyllä on myös oikeus vaatia, että kiistanalaisten tietojen käsittelyä rajoitetaan siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistuksi.

Yhteydenotot
Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää sähköpostitse tai kirjallisesti kohdassa "Yhteyshenkilö" nimetyille yhteyshenkilöille.

Muutokset tietosuojaselosteessa
Mikäli yhdistys muuttaa tätä selostetta, muutokset laitetaan näkyville selosteeseen päivättyinä. Mikäli muutokset ovat merkittäviä, näistä voidaan informoida myös muulla tavoin, kuten sähköpostitse tai laittamalla yhdistyksen internetsivuille asiasta ilmoitus. Suositeltavaa on käydä säännöllisesti yhdistyksen internetsivuilla ja huomioida mahdolliset muutokset selosteessa.

Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty ja hyväksytty yhdistyksen hallituksen kokouksessa 10.12.2020.