TIETOSUOJASELOSTE
Rekisterinpitäjä
Nurmijärven kunta
Y-tunnus 9014643-2
PL 37, 01901 Nurmijärvi
Yhteyshenkilö
koordinaattori Piia Nurkka
Keskustie 2A 01900 Nurmijärvi
Puh. 040-3172412
s-posti: piia.nurkka@nurmijarvi.fi
Rekisterin nimi
Ilmari-ilmoittautumisjärjestelmän henkilötietorekisteri
Ilmoittautumisjärjestelmän toimittaja, joka toimii myös Henkilötietojen käsittelijänä:
Tietoverkko FI Oy (Y-tunnus 2030873-1)
Käyntiosoite: Strömbergintie 8 D, 00380 Helsinki
Puhelin: +358 050 570 9353
email: myynti@tietoverkko.fi
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Henkilötietoja käsitellään Nurmijärven kunnan (Rekisterinpitäjä) järjestämiin tapahtumiin ilmoittautumiseen ja tilausten tekemiseen sekä niihin liittyvään viestintään. Käsittelyyn pyydetään rekisteröidyn suostumus. Järjestelmään rekisteröidään vain asiaan liittyvät ja rekisteröityjen oikeusturvan kannalta tarpeelliset tiedot. Rekisteröidyt henkilöt ovat asianosaisia käsiteltävissä ilmoittautumisissa tai tilauksissa, jotka rekisteröidään järjestelmään.
Rekisterissä käsiteltäviä ilmoittautumis-, tilaus-, ja asiointitietoja voidaan käyttää myös markkinointitoimenpiteiden suunnitteluun ja asiakasviestinnän kohdentamiseksi rekisteröityä kiinnostavaksi. Henkilötietoja voidaan käsitellä myös uutis- tai tiedotuskirjeen lähettämisen, tapahtumiin sekä muihin markkinointitoimenpiteisiin osallistumisen yhteydessä.
Käsittelyä voidaan suorittaa joidenkin tapahtumien osalta myös Rekisterinpitäjän oikeutetun edun toteutumisen takaamiseksi. Mikäli rekisteröity ei toimita pyydettyjä tietoja siltä osin kuin tiedot liittyvät kyseessä olevaan ilmoittautumiseen tai tilaukseen, Rekisterinpitäjä ei voi ottaa vastaan rekisteröidyn ilmoittautumista tai tilausta eikä sitoutua tapahtumaan osallistumista tai muuta tarkoitusta koskevaan rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn väliseen sopimukseen.
Henkilötietojen säilytysaika
Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin on tarpeen rekisteröiden tekemän ilmoittautumisen ja siihen liittyvän tapahtuman, laskutuksen tms. mahdollistamiseksi. Tiedot poistetaan kun Rekisterinpitäjän määrittelemä edellä kuvatun tarpeen aiheuttama säilytysaika on kulunut.
Rekisterin henkilöryhmät sekä tietosisältö ja henkilötietoryhmät
Henkilöryhmät, joiden tietoja voidaan käsitellä ovat Rekisterinpitäjän ilmoittautumislomakkeella tietonsa syöttäneitä tapahtumaan osallistujia, tilaajia tai muuten markkinointiluvan antaneita.
Rekisterissä voidaan käsitellä ilmoittautumislomakkeen käyttötarkoituksesta riippuen erilaisia osallistumisen, tilauksen tai laskutuksen hoitamiseksi tarpeellisia tietoja, muun muassa ilmoittautuneen etu- ja sukunimi ja yhteystiedot. Rekisteröidyn itsensä syöttämät ilmoittautumistiedot saattavat sisältää mm. seuraavia tietoja:
- sähköposti
- puhelinnumero
- osoite
- syntymäaika
- henkilötunnus
- mahdolliset sairaudet ja allergiatiedot
- laskutustiedot
- Alaikäisen osallistujan yhteydessä maksajan yhteystiedot ja henkilötunnus
Säännönmukaiset tietolähteet
Ilmoittautujan tai tilaajan ilmoittamat tiedot.
Säännönmukaiset tietojen luovutukset
Rekisteritietoja voidaan jakaa organisaation sisällä, sekä joissain tapauksissa tapahtuman sidosryhmien kesken. Nimi ja puhelinnumero voidaan pyydettäessä luovuttaa toimivaltaiselle viranomaiselle, jos ilmenee tarvetta ottaa osallistujiin yhteyttä mahdollisen korona-altistuksen tartuntajäljityksen tekemisen vuoksi. Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
Rekisterin suojauksen periaatteet
Ilmoittautumislomakkeen lähettäminen on SSL-suojattu. Ilmoittautumisjärjestelmän käyttämät palvelimet sijaitsevat Suomessa. Tietoja säilytetään teknisesti hyvin suojattuina. Fyysinen pääsy tietoihin on estetty kulunvalvonnan, sekä muiden turvatoimien avulla. Pääsy tietoihin vaatii riittävät oikeudet ja tunnistautumisen. Luvaton pääsy estetään myös mm. palomuurien ja teknisen suojautumisen avulla. Rekisteritietoihin pääsee käsiksi ainoastaan rekisterinpitäjä ja erikseen nimetyt tekniset henkilöt. Vain nimetyillä henkilöillä on oikeus käsitellä ja ylläpitää rekisterin tietoja. Järjestelmän käyttö edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa. Käyttäjiä sitoo vaitiolovelvollisuus.
Rekisteritiedot varmuuskopioidaan turvallisesti ja ne ovat palautettavissa tarpeen tullen. Tietoturvan taso auditoidaan toistuvin väliajoin joko ulkoisen tai sisäisen auditoinnin avulla.
Rekisteröidyn oikeudet
Rekisterissä olevalla henkilöllä on tarkastusoikeus:
- Rekisteröidyllä täysi-ikäisellä henkilöllä ja alaikäisen henkilön huoltajalla on oikeus tutustua ja nähdä rekisteröityä koskevat tiedot ja pyynnöstä saada niistä kopiot.
- Tarkastusoikeuden käyttäminen samoihin tietoihin on maksutonta vain, jos kahden tarkastuspyynnön välinen aika on yli yhden vuoden (12 kuukautta).
- Tarkastusoikeus toteutetaan viivytyksettä.
- Jos rekisterinpitäjä ei anna rekisteröidyn pyytämiä tietoja, rekisterinpitäjän on annettava hänelle kirjallinen kieltäytymistodistus, josta ilmenee kieltäytymisen syy (henkilötietolaki 27 §, laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 11 § 2 mom.).
- Jos rekisterinpitäjä ei luovuta tietoja kolmen kuukauden kuluessa tai hän antaa rekisteröidylle kieltäytymistodistuksen, on rekisteröidyllä oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.
Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus vaatia tiedon korjaamista:
- Rekisterinpitäjän on oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä olevat, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto. Rekisteröidyllä tarkoitetaan henkilöä, jota henkilötieto koskee (henkilötietolaki 29 §).
- Pyyntö tiedon korjaamiseksi tehdään kirjallisesti kunnan asiakaspalveluun.
- Jos rekisterinpitäjä ei hyväksy vaatimusta tiedon korjaamisesta, tulee hänen antaa rekisteröidylle kieltäytymistodistus. Rekisteröidyllä on oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.
Niiltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen, on rekisteröidyllä oikeus peruuttaa suostumus milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.