TIETOSUOJASELOSTE

Rekisterinpitäjä
Uniliitto ry (Y-tunnus 1559876-2)
Sitratori 3, 00420 Helsinki
Puhelin 045 231 2059, Email: uniliitto@uniliitto.fi

Yhteyshenkilö
Tuija Sivonen
Sitratori 3, 00420 Helsinki
Puhelin. 0400 95 7842, Email: tuija.sivonen@uniliitto.fi

Rekisterin nimi
Ilmari-ilmoittautumisjärjestelmä

Ilmoittautumisjärjestelmän toimittaja, joka toimii myös Henkilötietojen käsittelijänä:

Tietoverkko FI Oy (Y-tunnus 2030873-1)
Käyntiosoite: Strömbergintie 8 D, 00380 Helsinki
Puhelin: +358 050 570 9353
email: myynti@tietoverkko.fi


Uniliitto ry toimii yhteisrekisterinpitäjänä Epätyypillinen unirytmi ry:n, Levottomat Jalat – Restless Legs ry:n, Suomen Unettomat ry:n, Suomen Uniapneayhdistys ry:n, Helsingin Uniyhdistys ry:n, Pirkanmaan Uniyhdistys ry:n, Turun Uniyhdistys ry:n ja Vantaan Uniyhdistys ry:n kanssa. Sopimukset ovat kahdenvälisiä Uniliitto ry:n ja jäsenyhdistyksen välillä.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus

Jäsenrekisteri

Henkilötietojen käsittelyn perusteena on yhdistyslain (503/1989) 11 § mukainen velvoite pitää yllä jäsenluetteloa ja oikeutettu etu huolehtia jäsenpalveluista ja jäsenviestinnästä sekä vapaaehtoisiksi ilmoittautuneiden palveluista ja viestinnästä. Uniliitto hoitaa keskitetysti jäsenyhdistystensä henkilörekisterit jäsenyhdistystensä lukuun yhteisrekisterinpitosopimuksen mukaisesti. Jäsenrekisterissä henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on:

Tapahtumien ilmoittautumisjärjestelmä

Tapahtumien ilmoittautumisjärjestelmässä henkilötietoja pidetään yllä

Käsiteltävät henkilötiedot

Käsittelemme jäsenrekisterin yhteydessä seuraavia jäsenen henkilötietoja:

Käsittelemme ilmoittautumisjärjestelmän yhteydessä seuraavia ilmoittautujan henkilötietoja:

Tietolähteet

Rekisteröityjä koskevat tiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään.

Tietojen luovutukset ja siirrot

Hyödynnämme henkilötietojen käsittelyssä lukuumme toimivia alihankkijoita. Olemme ulkoistaneet jäsenrekisterin ja tapahtumien ilmoittautumisjärjestelmän teknisen ylläpidon ulkopuoliselle palveluntarjoajalle, jonka hallinnoimille ja suojaamille palvelimille henkilötietoja tallennetaan. Tiedot jäsenlehden postitusta varten toimitetaan painotalolle. Tapahtumien ilmoittautumisjärjestelmän tietoja voidaan luovuttaa tarvittaessa ohjaajan tai muun tapahtuman järjestämisestä vastaavan tietoon.

Jäsentiedot tallennetaan Uniliitto ry:n keskitettyyn jäsenrekisteriin ja tapahtumiin ilmoittautujien tiedot tapahtumakohtaisiin rekistereihin. Tietoja käytetään Uniliitto ry:n, sen jäsenyhdistyksien ja tapahtumanjärjestäjien toimesta edellä kuvattuihin tarkoituksiin. Emme luovuta henkilötietoja EU/ETA-alueen ulkopuolelle. Olemme huolehtineet siirtoon liittyvistä asianmukaisista suojatoimista.

Tietojen suojaus ja säilytysajat

Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain nimetyt henkilöt. Kullakin käyttäjällä on oma salasana järjestelmään. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokannat ja varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja teknisillä keinoilla suojatuissa tietojärjestelmissä ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.

Manuaaliset aineistot säilytetään lukitussa tilassa Uniliiton toimistolla, johon on pääsy vain asianmukaisilla henkilöillä. Paperilla olevat tiedot voivat olla jäsenhakemusten lisäksi esim. jäsenen kirjeellä lähettämiä henkilötietoja tai ilmoittautumisia jäsentilaisuuksiin ja –matkoihin tai ilmoittautumisista muodostuneita osallistujaluetteloita. Laskutukseen ja maksusuorituksiin liittyvät tiedot säilytetään kirjanpitoaineiston osana lukitussa tilassa.

Henkilötietoja säilytetään vähintään jäsenyyden keston ajan ottaen huomioon lainsäädännön ja viranomaisten vaatimukset mm. kirjapitolainsäädäntö, rekisteröityjen tietoja koskeva erityislainsäädäntö ja arkistointia koskevat vaatimukset.

Tapahtumien ilmoittautumisjärjestelmässä olevia henkilötietoja säilytetään tulevien tapahtumien markkinointia varten tarkoituksenmukainen aika.

Rekisterinpitäjä arvioi säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettava lainsäädäntö huomioon ottaen. Tämän lisäksi rekisterinpitäjä huolehtii sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä jäsenistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteen sopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Rekisterinpitäjä oikaisee tai hävittää tällaiset tiedot viipymättä.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia virheellisen tiedon oikaisua tai poistamista, mikäli sille on lailliset perusteet. Rekisteröidyllä on myös oikeus peruuttaa suostumuksensa tai muuttaa sitä.

Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus vastustaa tai pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.

Erityisistä henkilökohtaisista syistä rekisteröidyllä on oikeus myös vastustaa itseensä kohdistuvia käsittelytoimia. Vaatimuksen yhteydessä rekisteröidyn tulee yksilöidä se erityinen tilanne, jonka perusteella vastustaa käsittelyä. Rekisterinpitäjä voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä ainoastaan laissa säädetyin perustein.

Yhteydenotot

Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tai henkilökohtaisesti rekisterinpitäjälle.

Tietosuojaselosteen muutokset

Tietosuojaselosteen päivittäminen tapahtuu tarpeen mukaan. Mikäli muutokset ovat merkittäviä, informoimme niistä myös muilla tavoin kuten sähköpostitse tai verkossa.

Tietosuojaseloste päivitetty 15.3.2021